Tu Día de BlancoPlantilla gratis de presupuesto de boda en Excel y Google Sheets
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Para organizar el presupuesto de la boda, fijad primero cuánto podéis gastar en total y apartad una reserva para imprevistos; repartid el resto por partidas, empezando por lo que se paga por invitado y por lo que más os importa. Cuando aceptéis cada presupuesto, apuntad el importe, la señal, las fechas de pago y lo que vais pagando. La plantilla gratis de esta guía, para Excel y Google Sheets, hace las cuentas: lo que queda por repartir, lo pendiente de pagar a cada proveedor y los pagos con la fecha ya pasada.
Este artículo lo escribe el equipo de Tu Día de Blanco. Cuando nos comparamos con otras herramientas, los datos de cada una vienen de sus propias páginas, enlazadas al final con la fecha en que los comprobamos.
Descargad la plantilla gratis
Descargad gratis la plantilla de presupuesto de boda (Excel). Se abre en Excel, en Google Sheets (Archivo > Importar > Subir; las fórmulas siguen funcionando) y en LibreOffice, y tiene tres hojas:
- Resumen: escribís cuánto podéis gastar y qué parte apartáis para imprevistos, y la hoja calcula lo que queda para repartir entre proveedores, el total estimado, lo contratado, lo pagado, lo pendiente y cuántos pagos tienen la fecha ya pasada.
- Partidas: una fila por proveedor o gasto, con dieciséis categorías ya puestas (espacio, catering, fotografía, vídeo, flores y decoración, música, papelería, vestimenta, peluquería y maquillaje, alianzas, ceremonia, transporte, detalles para invitados, wedding planner, luna de miel y otros) y sitio para 40 partidas. Columnas: estimado, presupuesto aceptado, diferencia, señal y su fecha, pagado, pendiente, próximo pago y su fecha, estado y notas.
- Cómo usarla: qué va en cada columna.
Las celdas grises se calculan solas. Si la fecha del próximo pago ya ha pasado y queda algo pendiente, la fila se pone en rojo; si un presupuesto supera lo estimado, la diferencia también.
Paso 1: decidid cuánto podéis gastar en total
Empezad por la cifra total, no por las partidas: lo que tenéis ahorrado, lo que podréis ahorrar hasta la boda y lo que vayan a aportar las familias. Si alguien de la familia quiere ayudar, habladlo pronto y con claridad: cuánto, cuándo y si va ligado a algo concreto (el banquete, el vestido, la luna de miel). Es mejor saberlo antes de firmar nada.
Esa cifra va en la primera celda del Resumen. Todo lo demás se mide contra ella.
Paso 2: apartad una reserva para imprevistos
Siempre aparece algo que no estaba en la lista: horas extra, un cambio de última hora, el transporte de algún proveedor, invitados que se suman. Apartad desde el principio una parte del total para eso y no la repartáis.
No hay una cifra correcta para todos. En la plantilla viene un 10 % como ejemplo; ajustadlo según lo cerrado que tengáis el presupuesto y el margen que os deje vuestra situación.
Paso 3: el número de invitados manda
Buena parte del gasto de una boda va ligada al número de invitados, porque el banquete se presupuesta por persona y detrás vienen la bebida, las invitaciones, los detalles y las mesas. Por eso el presupuesto y la lista de invitados se hacen a la vez: si el dinero no llega, recortar la lista suele ahorrar más que recortar cualquier otra partida.
Pedid pronto el precio por persona de los espacios o caterings que os gusten y multiplicad por vuestro número de invitados. Para hacer la lista con cabeza, tenéis la plantilla de lista de invitados.
Paso 4: repartid el resto por partidas
Con el total, la reserva y el banquete calculados, repartid lo que queda. Las medias que circulan por internet sirven de poco, porque los precios cambian mucho según la zona, la temporada y el día de la semana. Funciona mejor ordenar las partidas por lo que os importa:
- Imprescindibles: las dos o tres cosas que más os importan (la comida, la fotografía, la música, el sitio). Aquí no escatiméis.
- Importantes: lo que queréis bien hecho pero sin extras.
- Prescindibles: lo que podéis simplificar o quitar si hace falta.
Escribid lo que pensáis gastar en cada categoría en la columna Estimado. En el Resumen, "Sin repartir todavía" os dice cuánto os queda o, si sale en rojo, cuánto os habéis pasado.
Paso 5: pedid presupuestos y comparadlos bien
Cuando pidáis presupuesto, preguntad siempre lo mismo para poder comparar:
- Si el precio incluye IVA.
- Para cuántos invitados o cuántas horas es, y cuánto cuesta cada invitado u hora más.
- Qué incluye exactamente y qué se cobra aparte (desplazamiento, montaje, horas extra, pruebas).
- Cuánto piden de señal, cuándo hay que pagar el resto y qué pasa si se cancela o se cambia la fecha.
Cuando aceptéis uno, apuntad el importe en Presupuesto aceptado y el proveedor en su columna. La Diferencia os dice cuánto os desviáis de lo que habíais estimado en esa partida.
Paso 6: controlad las señales y las fechas de pago
Muchos proveedores piden una señal para reservar la fecha y reparten el resto en uno o varios pagos antes o después de la boda. Leed en cada contrato si la señal se devuelve y en qué casos.
En la plantilla, cada partida tiene su Señal y la Fecha de la señal, lo Pagado hasta hoy (con la señal incluida) y el Próximo pago con su fecha. Actualizad Pagado y el próximo pago cada vez que paguéis; la columna Estado pasa sola de "Sin pagar" a "Señal pagada" y a "Pagado". En el Resumen, "Pagos con la fecha ya pasada" os avisa de lo que se os ha escapado.
Paso 7: revisad el presupuesto cada mes
Un presupuesto de boda no se hace una vez: se revisa. Reservad un rato al mes para apuntar presupuestos nuevos, pagos y cambios, y para mirar tres cifras del Resumen: lo que queda sin repartir, lo pendiente de pagar y los pagos vencidos. Si una partida se dispara, compensadla con otra de las prescindibles antes de tocar la reserva para imprevistos.
Errores habituales con el presupuesto de boda
- Comparar precios con y sin IVA. Dos presupuestos que parecen iguales pueden no serlo. Apuntad siempre el importe final que vais a pagar.
- Olvidar los gastos pequeños. Las pruebas de peluquería y maquillaje, los arreglos del vestido o el traje, los desplazamientos de los proveedores, los regalos para padres y testigos o el alojamiento de la noche de bodas. Uno a uno son poco; juntos, no.
- Contar con lo que todavía no está firmado. Un presupuesto enviado por correo no es un precio cerrado hasta que lo aceptáis por escrito. Hasta entonces, dejadlo en la columna Estimado.
- Pagar sin apuntarlo. Una transferencia que no se anota es la que luego nadie recuerda. Apuntad cada pago el mismo día, con la fecha en las notas si hay varios plazos.
- Llevar dos versiones. Si cada uno tiene su copia de la hoja, al mes ya no coinciden. Guardad una sola, en una carpeta compartida o en Google Sheets.
El presupuesto en Tu Día de Blanco
Si lleváis el resto de la boda en Tu Día de Blanco, el presupuesto está en el mismo espacio de trabajo, compartido entre los dos (y con vuestra wedding planner, si la tenéis):
- Gastos por secciones: las secciones habituales (espacio, catering, fotografía…) u otras que escribáis vosotros. Cada gasto tiene lo previsto, el coste acordado, lo pagado, lo pendiente, la fecha de pago y su estado (sin pagar, señal pagada o pagado).
- Próximos pagos: una lista de lo que queda por pagar ordenada por fecha, con lo vencido marcado.
- Cómo vais: lo previsto frente a lo gastado, lo que os queda por gastar o cuánto os habéis pasado, y el desglose por sección.
- Proveedores que estáis valorando: apuntáis las opciones de cada categoría con su enlace y su precio; no cuentan en el presupuesto hasta que añadís una como gasto.
- Contratos con IA: subís presupuestos y contratos al centro de documentos y preguntáis, por ejemplo, cuándo vence el siguiente pago o qué pasa si cancelamos.
La plantilla no se importa: cada gasto se añade en un momento, con su sección, su nombre y su coste. Tu Día de Blanco cuesta 15 € al mes con todo incluido, también la web de boda con confirmación de asistencia (web de ejemplo) y el plano de mesas, y los primeros 7 días son gratis, sin tarjeta. Más detalles en precios para parejas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo hacer el presupuesto de una boda en Excel?
- Empezad por la cifra total y una reserva para imprevistos, repartid el resto por partidas en una columna de estimado y, cuando aceptéis cada presupuesto, apuntad el importe, la señal, lo pagado y la fecha del próximo pago. La plantilla gratis de esta guía ya trae esas columnas y las fórmulas.
- ¿Cuánto hay que dejar para imprevistos en una boda?
- No hay una cifra que sirva para todos: depende de lo cerrado que tengáis el presupuesto y del margen que os deje vuestra situación. La plantilla trae un 10 % como ejemplo, que podéis cambiar.
- ¿Qué es la señal de un proveedor de boda?
- Es el pago por adelantado que piden muchos proveedores para reservar vuestra fecha. El resto se paga en uno o varios plazos que marca el contrato. Leed en cada contrato si la señal se devuelve y en qué casos.
- ¿La plantilla de presupuesto de boda funciona en Google Sheets?
- Sí. En Google Sheets, Archivo > Importar > Subir y elegid el archivo; las fórmulas usan funciones que Google Sheets también tiene, así que los totales, lo pendiente y los avisos de pagos vencidos siguen funcionando.
- ¿Qué partidas lleva el presupuesto de una boda?
- Las habituales son espacio, catering, fotografía, vídeo, flores y decoración, música, papelería, vestimenta, peluquería y maquillaje, alianzas, ceremonia, transporte, detalles para invitados, wedding planner y luna de miel, más una reserva para imprevistos. La plantilla las trae todas y deja filas libres para las vuestras.
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