Tu Día de BlancoCómo organizar las mesas de una boda paso a paso (con plantilla gratis)
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Haced un borrador de las mesas con la lista de invitados y cerradlo cuando tengáis casi todas las confirmaciones: primero la mesa presidencial, después la familia y por último los amigos, en grupos que ya se conozcan. Antes, preguntad al espacio qué mesas tiene y cuántas personas caben en cada una; después, apuntad mesa por mesa quién lleva menú especial y numerad las mesas para el catering. La plantilla gratis de esta guía (Excel o Google Sheets) cuenta las plazas libres de cada mesa y tiene hojas para imprimir cada una con sus nombres.
Este artículo lo escribe el equipo de Tu Día de Blanco. Cuando nos comparamos con otras herramientas, los datos de cada una vienen de sus propias páginas, enlazadas al final con la fecha en que los comprobamos.
Cuándo hacer el plano de mesas
El plano de mesas se hace dos veces. La primera, en cuanto tenéis la lista de invitados: un borrador para saber cuántas mesas necesitáis y si la sala da de sí. La segunda, cuando han contestado casi todos: la distribución de mesas definitiva, la que se entrega al catering.
No lo cerréis antes de tiempo. Cada "no puedo ir" deja un hueco y cada acompañante nuevo ocupa una silla, y rehacer una mesa entera porque falta una persona es lo que convierte el plano en un rompecabezas. Mirad en el contrato del espacio o del catering qué día necesitan la distribución final y poned vuestra fecha límite de confirmación con margen antes.
Si aún no tenéis la lista ordenada, empezad por ahí: en la guía y plantilla de lista de invitados cada persona tiene su fila, con su grupo, si es niño y sus alergias, que es justo lo que necesitaréis para sentar a la gente.
Qué mesas tiene el espacio y cuántas personas caben
Antes de colocar a nadie, pedid al espacio tres cosas: qué mesas tienen (formas y tamaños), cuántas personas caben en cada una con sus sillas y un plano de la sala con medidas. En ese plano tienen que aparecer la pista de baile, la barra, el escenario o la cabina del DJ, las columnas y las puertas por las que entra y sale el servicio.
Las formas más habituales:
- Redonda. La más habitual en los banquetes: todo el mundo se ve y se puede hablar con más de una persona. Es la más fácil de llenar por grupos.
- Imperial o rectangular larga. Una o varias mesas largas compartidas, muy típicas en fincas. Dan ambiente de comida familiar, pero los extremos quedan lejos y cuesta separar a quien no se lleva bien.
- Presidencial. Una mesa larga con todos sentados del mismo lado, mirando a la sala.
- Cuadrada u ovalada. Para salas con formas raras o para mezclar con las redondas.
Cuántas personas caben depende del tamaño de cada mesa y de las sillas, así que no lo calculéis vosotros: el dato bueno es el del espacio. Y dejad alguna silla libre repartida en varias mesas para los cambios de última hora.
Paso 1: decidid la mesa presidencial
Es la primera decisión y condiciona el resto. Hay tres opciones habituales:
- Presidencia clásica: vosotros con vuestros padres y, si los hay, los padrinos.
- Mesa solo para los dos: os deja libres para levantaros y pasar por las mesas, y evita decidir quién se sienta a vuestro lado.
- Sin presidencia: os sentáis con vuestros amigos y cada familia preside su propia mesa.
Si hay padres separados o con nuevas parejas, no forcéis una presidencia incómoda: que cada uno presida una mesa con su gente suele funcionar mejor para todos.
Paso 2: agrupad a los invitados por afinidad
Con la presidencia resuelta, el resto va por grupos de gente que ya se conoce:
- La familia, cerca de la presidencia. Las personas mayores, lejos de los altavoces y cerca de la salida y los aseos.
- Los amigos, por grupos: el colegio, la universidad, el trabajo, el pueblo. Si un grupo no llena una mesa, juntadlo con otro que tenga algo en común.
- Las parejas y los acompañantes, siempre juntos.
- Quien viene solo, con alguien que conozca. No hace falta una "mesa de solteros": sentadlos por afinidad, como a todos.
- Los niños. Los más pequeños, con sus padres. Si hay bastantes, una mesa infantil cerca de las mesas de sus padres, con su menú y, si podéis, alguien que los entretenga.
- Los proveedores que se quedan toda la celebración (fotografía, vídeo, música): preguntadles si comen durante el banquete y dónde, y avisad al catering.
Un truco que ahorra horas: escribid primero cada grupo en una lista y solo después repartid los grupos en mesas. Es mucho más fácil mover grupos enteros que personas sueltas.
Paso 3: resolved los conflictos antes de que lleguen
Casi todas las bodas tienen alguno: exparejas, familiares que no se hablan, amigos que discutieron. No hace falta un drama, solo mesas distintas y, si se puede, que no queden de frente. Si no sabéis si hay tensiones en una familia, preguntad con discreción a alguien de confianza.
Pensad también en la comodidad: quien use silla de ruedas o muletas, cerca de la entrada y con paso libre; quien tiene ganas de fiesta, cerca de la pista; quien prefiere conversar, en la zona más tranquila. Apuntad estas notas en la lista o en el plano para no olvidarlas.
Paso 4: apuntad los menús especiales mesa por mesa
El catering no solo necesita saber cuántos menús sin gluten, veganos o infantiles hay: necesita saber en qué mesa y en qué asiento está cada uno, para que el plato llegue a la persona correcta.
Pedid las alergias e intolerancias al confirmar, de cada invitado y de cada acompañante, y anotadlas junto a su sitio en el plano ("Mesa 4, asiento 3: sin gluten"). Revisad la lista con el catering unos días antes; si alguien tiene una alergia grave, decídselo también al maître ese día.
Paso 5: numerad o poned nombre a las mesas
Los números son lo más práctico para los camareros. Los nombres (ciudades, canciones, lugares que significan algo para vosotros) quedan bonitos, pero ponedles también un número para el catering.
Un detalle que evita malentendidos: si numeráis, que el número no parezca un ranking. Podéis numerar por zonas de la sala o como os venga bien al colocarlas, sin que la mesa 1 sea "la importante".
Paso 6: el plano para los invitados el día de la boda
En la entrada al banquete se pone el seating: un cartel con la distribución de las mesas. Lo más rápido de leer es una lista por orden alfabético de apellido con el número de mesa al lado; si lo hacéis mesa por mesa, que la letra sea grande, porque mucha gente lo leerá a la vez.
Si además queréis asientos asignados, poned una tarjeta con el nombre en cada sitio. Imprimid el plano final con tiempo y dad una copia al espacio o al maître y otra a quien coordine el día.
Plantilla gratis para organizar las mesas en Excel
Descargad gratis la plantilla de plano de mesas (Excel). Se abre en Excel, en Google Sheets (Archivo > Importar > Subir) y en LibreOffice, y tiene cinco hojas:
- Mesas: una fila por mesa, con número, nombre, forma, capacidad y hasta 16 asientos. Escribís a cada invitado en su asiento y la plantilla cuenta los sentados y las plazas libres; los asientos que sobran según la capacidad se ven en gris, y si os pasáis, las plazas libres se ponen en rojo. Tiene una columna para los menús especiales de cada mesa.
- Mesa redonda: escribís un número de mesa y la hoja la dibuja con 12 asientos alrededor y los nombres, lista para imprimir.
- Mesa larga: lo mismo para mesas imperiales o rectangulares, con 16 asientos: siete por lado y uno en cada cabecera.
- Mesa presidencial: 16 asientos en una sola fila, todos del mismo lado, mirando a los invitados.
- Cómo usarla: las instrucciones.
Las hojas para imprimir usan esquemas fijos y no se adaptan a la capacidad de cada mesa: una mesa más pequeña deja asientos vacíos en el dibujo, y en la mesa larga los asientos 1 a 7 van en un lado, el 8 en la cabecera del fondo, del 9 al 15 en el lado de enfrente y el 16 en la otra cabecera. Comprobad que coincide con cómo vais a sentar a la gente antes de imprimir.
Organizar las mesas con Tu Día de Blanco
Si preferís no copiar nombres de una hoja a otra, Tu Día de Blanco tiene un plano de mesas dentro del espacio de trabajo de la boda, conectado con la lista de invitados:
- Mesas de varias formas: redonda, cuadrada, ovalada o rectangular sentada por uno, dos o cuatro lados, cada una con su nombre o número y su capacidad.
- Arrastrar y soltar: lleváis a cada invitado a su mesa y a su asiento. Una lista de "Sin asignar", con buscador, os dice quién queda sin sitio, y arriba veis cuántas mesas, sentados y personas por sentar hay.
- La sala a escala: cada mesa muestra su tamaño aproximado en metros, y podéis colocar la pista de baile, la barra, el escenario, el photocall, la zona infantil, las columnas o los aseos con sus medidas, para ver si todo cabe.
- Acompañantes con nombre: cuando un invitado confirma en vuestra web de boda que viene con acompañante, da su nombre y sus alergias, y el acompañante aparece en la lista para sentarlo.
- PDF para el espacio y el catering: el plano general en una hoja apaisada y, después, cada mesa con sus asientos y una lista por mesa y asiento con los menús especiales y los invitados que aún no tienen mesa.
- Menú y alergias por mesa: en Menú y dietética podéis ver los requisitos de los invitados agrupados por mesa, y la ficha para el catering indica la mesa de cada uno.
Cuesta 15 € al mes con todo incluido (la web de boda, los invitados, el presupuesto y el resto) y los primeros 7 días son gratis, sin tarjeta. Los detalles están en precios para parejas, y podéis ver los diseños de web en plantillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo se hace el plano de mesas de una boda?
- Un borrador en cuanto tengáis la lista de invitados, para saber cuántas mesas hacen falta, y la distribución definitiva cuando hayan confirmado casi todos, antes de la fecha que pida el catering o el espacio en vuestro contrato.
- ¿Cuántas personas caben en una mesa redonda de boda?
- Depende del diámetro de la mesa y de las sillas que use el espacio, así que el dato fiable es el suyo: pedidles qué mesas tienen y cuántas personas caben en cada una. La plantilla gratis de esta guía dibuja mesas redondas de hasta 12 asientos, y mesas largas y presidenciales de hasta 16.
- ¿Quién se sienta en la mesa presidencial de una boda?
- En la presidencia clásica, los novios con sus padres y, si los hay, los padrinos. Cada vez más parejas eligen una mesa solo para los dos o sentarse con sus amigos, y que cada familia presida su propia mesa, sobre todo si hay padres separados.
- ¿Dónde se sientan los niños en una boda?
- Los más pequeños, con sus padres. Si hay bastantes niños, una mesa infantil cerca de las mesas de sus padres, con menú infantil y, si es posible, alguien que los entretenga.
- ¿Hay alguna plantilla gratis para hacer el plano de mesas de la boda?
- Sí. La plantilla de Excel de esta guía es gratis y funciona también en Google Sheets: una fila por mesa con hasta 16 asientos, calcula las plazas libres y tiene hojas para imprimir cada mesa redonda, larga o presidencial con sus nombres, con esquemas fijos de 12 y 16 asientos.
- ¿Qué es el seating de una boda?
- Es el cartel con la distribución de las mesas que se pone a la entrada del banquete para que cada invitado encuentre su sitio. Lo más rápido de leer es una lista por orden alfabético de apellido con el número de mesa al lado.
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