¿Cómo hacer la lista de invitados de una boda en Excel?

Una fila por persona, niños incluidos, con columnas para el lado, el grupo, la lista A o B, los acompañantes, la confirmación, las alergias y la mesa. La plantilla gratis de esta guía ya las trae, con desplegables y un resumen que cuenta confirmados, pendientes, niños confirmados y alergias.

¿Qué es la lista B de invitados de una boda?

Son los invitados que os gustaría tener si hay sitio. Se invita primero a la lista A y, cuando algunos dicen que no pueden ir, se invita a los siguientes de la lista B, sin esperar tanto que la invitación llegue demasiado tarde.

¿Cómo se cuentan los acompañantes en la lista de invitados?

Si sabéis quién es, con su propia fila. Si no, indicad cuántas personas puede traer ese invitado y pedid el nombre al confirmar. En la plantilla, el Resumen suma esos acompañantes para daros el máximo de asistentes.

¿Se puede importar una lista de invitados de Excel a una web de boda?

En Tu Día de Blanco, sí: la lista de invitados importa archivos .xlsx, y la plantilla de esta guía se importa tal cual (nombre, apellidos, correo, teléfono, acompañantes, estado, alergias y notas). Después, cada invitado confirma desde su propio enlace en la web de boda.

¿Cómo pedir las alergias a los invitados de la boda?

Al confirmar asistencia, para cada invitado y cada acompañante, y guardándolas en la misma lista. En la web de boda de Tu Día de Blanco el formulario de confirmación las pide a cada uno, y los requisitos más comunes se comprueban contra el menú.

Lista de invitados de boda: plantilla Excel gratis con RSVP, menús y mesas

Guía · Publicado el 23 de octubre de 2026

Haced la lista de invitados en una sola hoja, con una fila por persona (niños incluidos), y fijad antes tres reglas: cuántos invitados os permite el presupuesto, quién puede traer acompañante y si invitáis a niños. Separad una lista A de invitados seguros y una lista B para cuando lleguen las primeras respuestas, y apuntad en la misma hoja la confirmación, las alergias y la mesa de cada uno. La plantilla gratis de esta guía ya trae esas columnas, funciona en Excel y Google Sheets y se importa tal cual en Tu Día de Blanco.

Este artículo lo escribe el equipo de Tu Día de Blanco. Cuando nos comparamos con otras herramientas, los datos de cada una vienen de sus propias páginas, enlazadas al final con la fecha en que los comprobamos.

Descargad la plantilla gratis

Descargad gratis la plantilla de lista de invitados (Excel). Se abre en Excel, en Google Sheets (Archivo > Importar > Subir) y en LibreOffice, y tiene tres hojas:

Invitados: una fila por persona, con nombre, apellidos, correo, teléfono, lado (de quién es invitado), grupo, lista A o B, si es niño, acompañantes, estado de la confirmación, alergias, mesa y notas. Los desplegables os ahorran escribir siempre lo mismo.
Resumen: se calcula solo. Cuántas personas hay en la lista, el máximo de asistentes contando acompañantes, cuántos han confirmado, cuántos no vienen y cuántos faltan por contestar, cuántos niños hay y cuántos han confirmado, cuántos tienen alergias o dieta especial (en toda la lista y entre los confirmados), la lista A frente a la B y cuántos invitados hay de cada lado.
Cómo rellenarla: qué va en cada columna.

Debajo os contamos cómo hacer la lista paso a paso, y al final, cómo importarla en Tu Día de Blanco si queréis que las confirmaciones lleguen solas.

Antes de escribir un nombre: ¿cuántos invitados podéis tener?

El número de invitados lo marcan dos cosas: el aforo del espacio y el presupuesto. De las dos, el presupuesto suele apretar antes, porque el banquete suele cobrarse por persona: cada invitado de más es un menú, su bebida y, a menudo, un detalle, una invitación y una silla más.

Calculad cuánto os cuesta cada invitado sumando todo lo que se paga por persona y usad esa cifra para decidir. Si queréis hacer las cuentas con calma, la plantilla de presupuesto de boda os ayuda a ver cuánto queda para el banquete.

Paso 1: apuntad a todos, una fila por persona

Empezad con una lista larga, sin filtrar: familia de cada uno, amigos, trabajo, compromisos. Luego ya recortaréis. Lo importante es la regla de una fila por persona, también los niños y las parejas que ya conocéis: así cada persona tiene su menú, su sitio en las mesas y su confirmación, y nadie se pierde en un "Juan y familia".

Usad las columnas Lado y Grupo. El lado os dice si la lista está equilibrada entre los dos; el grupo (la familia de tu madre, los del colegio, el trabajo) será la base del plano de mesas.

Paso 2: separad la lista A y la lista B

La lista A son los imprescindibles: los que invitaríais aunque la boda fuera más pequeña. La lista B, los que os gustaría invitar si hay sitio. Cuando empiezan a llegar las respuestas y algunos de la lista A dicen que no, invitáis a los siguientes de la lista B.

Para que funcione, enviad las invitaciones de la lista A con tiempo y no esperéis demasiado para las de la B: una invitación que llega muy tarde se nota. Y la lista B es vuestra; no hace falta compartirla con nadie.

Paso 3: decidid las reglas de acompañantes y niños

Son las dos preguntas que más discusiones generan, así que mejor decidirlas antes de invitar a nadie y aplicarlas igual para todos.

Acompañantes. Una regla clara y fácil de explicar: por ejemplo, las parejas que conviven o llevan tiempo juntas, o quien no conoce a nadie en la boda. Si ya sabéis quién es el acompañante, dadle su propia fila. Si no, poned en la columna Acompañantes cuántas personas puede traer ese invitado (normalmente 1) y pedid el nombre al confirmar.

Niños. Con niños, sin niños o solo los de la familia. Si hay niños, marcadlos en la columna Niño/a: el Resumen cuenta cuántos hay en la lista y, aparte, cuántos han confirmado, que son los menús infantiles que pediréis. Si la boda es sin niños, decidlo con claridad en la invitación y en la web de boda, con cariño y sin excepciones que luego tengáis que explicar.

Paso 4: correos, teléfonos y confirmaciones

Para invitar y pedir la confirmación necesitáis un correo o un teléfono de cada invitado adulto; los niños y los acompañantes no lo necesitan. Rellenadlo según os vaya llegando. Los números españoles pueden ir sin prefijo; los de otros países, con el suyo (+44, +33…). La columna Teléfono de la plantilla es de texto, así que el prefijo no se pierde al escribirlo.

La columna Estado tiene cuatro valores: Pendiente de invitar, Pendiente (invitado y sin respuesta), Confirmado y No asiste. Poned una fecha límite para confirmar con margen antes de la que os pida el catering, y unos días antes repasad la lista de pendientes para escribir a quien no haya contestado.

Paso 5: alergias y menús especiales

Pedid las alergias, intolerancias y dietas al confirmar, de cada invitado y también de sus acompañantes, y apuntadlas en la columna Alergias tal como os las digan ("sin gluten", "alergia a los frutos secos", "vegano"). Es la información que necesita el catering, y la que más se pierde entre mensajes. El Resumen cuenta cuántos confirmados tienen alergias o dieta especial: esos son los menús especiales que preparará.

Son datos de salud: pedidlos solo para organizar el menú y compartid la hoja únicamente con quien la necesite.

Paso 6: de la lista a las mesas

Con las confirmaciones casi completas, la lista se convierte en el plano de mesas: los grupos se sientan juntos, los acompañantes con quien los trae y los niños cerca de sus padres. Apuntad el número de mesa de cada uno en la columna Mesa. Os lo explicamos con detalle, y con otra plantilla, en cómo organizar las mesas de una boda.

Paso 7: una sola lista para todos

La lista de invitados cambia hasta la víspera: alguien confirma tarde, otro se pone enfermo, aparece un acompañante. Que haya una única lista, compartida entre los dos, y que cualquier cambio se apunte ahí y no en un chat. Si la lleváis en Excel, guardadla en una carpeta compartida o abridla en Google Sheets para que los dos veáis siempre la misma versión.

Usad la columna Notas para lo que no cabe en las demás: quién necesita hotel o autobús, quién llega tarde a la ceremonia, a quién conviene no sentar cerca de quién.

Llevar la lista a Tu Día de Blanco

Una hoja de cálculo funciona, pero tiene un límite: las confirmaciones, las alergias y los cambios os llegan por WhatsApp y tenéis que copiarlos a mano. Tu Día de Blanco es un software para organizar la boda en el que la lista de invitados está conectada con la web de boda, las mesas y el menú.

Importad esta plantilla tal cual. En la lista de invitados, "Importar" lee el archivo .xlsx. Se importan Nombre, Apellidos, Correo, Teléfono, Acompañantes, Estado, Alergias y Notas; Lado, Grupo, Lista, Niño/a y Mesa son para vosotros y no se importan (las mesas se asignan en el plano de mesas). Si un correo ya está en vuestra lista, esa fila se omite.
Invitaciones por email o por WhatsApp. El email de invitación lo diseñáis vosotros; por WhatsApp o SMS se envían una a una desde vuestro móvil o vuestro ordenador. En los dos casos, cada invitado recibe su propio enlace. Quien no tiene correo ni teléfono (un niño, un acompañante con su propia fila) no recibe invitación propia: cambiad su estado a mano cuando conteste su familia, o no le deis fila y sumadlo en Acompañantes para que lo nombren al confirmar.
Confirmación en la web de boda. El invitado abre su enlace, dice si viene, deja su teléfono y sus alergias y, si le habéis permitido acompañantes, elige cuántos trae (hasta el número que le hayáis dado) y escribe el nombre y las alergias de cada uno. Cada acompañante aparece en vuestra lista con su nombre. Podéis probarlo en la web de ejemplo.
Estados al día. Al enviar la invitación, el invitado pasa de "Pendiente de invitar" a "Pendiente", y cuando contesta, a "Confirmado" o "No asiste". Arriba veis cuántos han respondido.
Alergias para el catering. Los requisitos más comunes (sin gluten, vegano, sin lactosa, frutos secos…) se reconocen y se comprueban contra el menú, y sale una ficha imprimible para el catering con todos, también los menos habituales.
Exportar. La lista se descarga en CSV cuando la necesitéis fuera.

Si trabajáis con una wedding planner, verá la misma lista en el espacio de la boda, sin hojas que van y vienen por correo. Tu Día de Blanco cuesta 15 € al mes con todo incluido, también la web de boda (podéis ver los diseños en plantillas), y los primeros 7 días son gratis, sin tarjeta: más detalles en precios para parejas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer la lista de invitados de una boda en Excel?: Una fila por persona, niños incluidos, con columnas para el lado, el grupo, la lista A o B, los acompañantes, la confirmación, las alergias y la mesa. La plantilla gratis de esta guía ya las trae, con desplegables y un resumen que cuenta confirmados, pendientes, niños confirmados y alergias.
¿Qué es la lista B de invitados de una boda?: Son los invitados que os gustaría tener si hay sitio. Se invita primero a la lista A y, cuando algunos dicen que no pueden ir, se invita a los siguientes de la lista B, sin esperar tanto que la invitación llegue demasiado tarde.
¿Cómo se cuentan los acompañantes en la lista de invitados?: Si sabéis quién es, con su propia fila. Si no, indicad cuántas personas puede traer ese invitado y pedid el nombre al confirmar. En la plantilla, el Resumen suma esos acompañantes para daros el máximo de asistentes.
¿Se puede importar una lista de invitados de Excel a una web de boda?: En Tu Día de Blanco, sí: la lista de invitados importa archivos .xlsx, y la plantilla de esta guía se importa tal cual (nombre, apellidos, correo, teléfono, acompañantes, estado, alergias y notas). Después, cada invitado confirma desde su propio enlace en la web de boda.
¿Cómo pedir las alergias a los invitados de la boda?: Al confirmar asistencia, para cada invitado y cada acompañante, y guardándolas en la misma lista. En la web de boda de Tu Día de Blanco el formulario de confirmación las pide a cada uno, y los requisitos más comunes se comprueban contra el menú.

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